Privacy beleid

Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?

Het notariskantoor Geerinckx, Callewaert & Gillemon verwerkt in het kader van zijn activiteiten persoonsgegevens.

Het notariskantoor Geerinckx, Callewaert & Gillemon, gevestigd te T. de Beckerstraat 42, 3200 Aarschot, met ondernemingsnummer 0886.688.084, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het kantoor (hierna: "het notariskantoor").

De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke persoon of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Het notariskantoor hecht groot belang aan de bescherming van uw privacy.

Het notariskantoor verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met bijzondere zorgvuldigheid te beschermen en op transparante wijze te verwerken, met strikte naleving van de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna: "GDPR" of "AVG") en de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021, waarin bepaalde toepassingsvoorwaarden van de AVG voor notarissen worden gespecificeerd (hierna: "Gedragscode").

Conform de AVG en de Gedragscode heeft het notariskantoor een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot vzw.

De functionaris voor gegevensbescherming is bereikbaar via e-mail op info@privanot.be of per brief op het volgende adres: Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

Met dit privacybeleid willen wij u informeren over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens.

In dit beleid vindt u onder meer antwoorden op de volgende vragen:

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Welke persoonsgegevens worden door het notariskantoor verwerkt?
Wat zijn de informatiebronnen?
Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?
Wie zijn de verwerkers van het notariskantoor?
Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Hoe worden de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?
Wat zijn uw rechten?

De informatie over de verwerking van persoonsgegevens van interne medewerkers in het kader van personeelsbeheer (Human Resources) is opgenomen in het arbeidsreglement van het notariskantoor.

2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Het notariskantoor verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met als hoofddoel de rechtszekerheid te waarborgen van de verrichtingen waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, evenals voor het beheer van de dossiers die aan de notaris worden toevertrouwd.

Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt om andere belangrijke taken en doelstellingen te realiseren, namelijk:

Het beheer van de dossiers van het notariskantoor, met inbegrip van de verwerkingen die plaatsvinden voor en na het verlijden van een authentieke akte, zoals het uitvoeren van opzoekingen en controles die noodzakelijk zijn voor het verlijden van een akte, evenals elke andere verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de opdrachten die hem door burgers worden toevertrouwd;
Het administratieve beheer en de opvolging van dossiers van burgers, met inbegrip van de facturatie en boekhouding;
Het uitvoeren van verificaties, identificaties, screenings en controles ter naleving van de wettelijke onderzoeksverplichtingen in het kader van de antiwitwasregelgeving (AML-wetgeving), waaronder het gebruik van de AML Screening Tool van de Nationale Kamer van Notarissen;
Het waarborgen van de veiligheid van gebouwen, goederen, personeel en bezoekers door middel van camerabewaking;
Het optimaliseren van de navigatie op de website door het gebruik van cookies.

Gebruik van de AML Screening Tool

De AML Screening Tool van de Nationale Kamer van Notarissen wordt uitsluitend gebruikt ter vervulling van de wettelijke onderzoeksverplichtingen inzake de preventie van witwassen van geld en financiering van terrorisme.

Elk ander gebruik van deze screeningtool en de daaruit voortvloeiende gegevens is niet toegestaan.

De verwerking van deze persoonsgegevens gebeurt uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen, met naleving van de beginselen van rechtmatigheid, doelbinding en dataminimalisatie.

3. Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens door de notaris is in de meeste gevallen noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de notaris is onderworpen, of om een opdracht van algemeen belang uit te voeren die aan de notaris is toevertrouwd.

Het notariskantoor verwerkt persoonsgegevens onder meer op basis van de volgende wetgeving:

De wet van 25 Ventôse jaar XI op het notarisambt;
De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

Daarnaast kan de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld bij het beveiligen van het notariskantoor door middel van camerabewaking, voor zover deze rechtsgrond in de betreffende omstandigheden van toepassing is.

Ten slotte kan de verwerking gebaseerd zijn op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld bij het gebruik van niet-functionele cookies op de website van het notariskantoor.

4. Welke persoonsgegevens worden door het notariskantoor verwerkt?

Afhankelijk van de diensten waarvoor u een beroep doet op het notariskantoor, kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, rijksregisternummer, geboorteplaats en geboortedatum, enz.);
Contactgegevens (adres, telefoonnummer, enz.);
Economische en financiële gegevens;
Gegevens met betrekking tot de bekwaamheid;
Gegevens betreffende het beroep;
Gegevens met betrekking tot de akten die op het notariskantoor zijn verleden;
Gegevens over de familiale, sociale, fiscale of andere situatie die de notaris met betrekking tot uw persoon dient te verzamelen bij officiële bronnen en administraties;
Camerabeelden;
Gegevens die voortvloeien uit de onderzoeksverplichtingen in het kader van de antiwitwaswetgeving (AML), waaronder informatie uit nationale en internationale financiële sanctielijsten, de PEP-status (politiek prominente personen), negatieve berichtgeving in openbare bronnen over misdrijven die ten grondslag kunnen liggen aan witwassen, gegevens betreffende landen met een hoog AML-risico of landen die als belastingparadijs worden beschouwd, evenals relevante gerechtelijke gegevens.

De persoonsgegevens die voortvloeien uit de AML-onderzoeksverplichtingen worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van het notariskantoor inzake de preventie van witwassen van geld en financiering van terrorisme.

5. Wat zijn de informatiebronnen?

Als openbaar ambtenaar dient de notaris persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken om zijn wettelijke en professionele opdrachten uit te voeren.

Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van:

Uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger;
Authentieke gegevensbronnen die strikt worden gereguleerd door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfregister en het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijksovereenkomsten;
Officiële instanties die bevoegd zijn om gegevens aan notarissen te verstrekken in het kader van hun opdrachten van algemeen belang;
De AML Screening Tool van de Nationale Kamer van Notarissen, die wordt gebruikt voor de uitvoering van de wettelijke onderzoeksverplichtingen inzake de preventie van witwassen van geld en financiering van terrorisme;
Beelden die worden vastgelegd door bewakingscamera's.

6. Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden meegedeeld?

Uw persoonsgegevens die door het notariskantoor worden verwerkt, kunnen, afhankelijk van de verwerkingscontext, aan derden worden meegedeeld (hierna: "ontvangers"), in het bijzonder aan:

Wettelijk gemachtigde partners, zoals federale overheidsdiensten en notariële instellingen, voor het bewaren van akteafschriften en bijbehorende metagegevens in het kader van de elektronische registratie, alsook voor de inschrijving van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijvoorbeeld het Centraal Register van Huwelijksovereenkomsten, het Centraal Register van Lastgevingsovereenkomsten en het Centraal Register van Verklaringen);
De Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw, wat betreft gegevens met betrekking tot onroerende goederen, om deze op te nemen in een databank van het notariaat. Deze databank heeft tot doel statistieken te genereren en de notaris te ondersteunen bij het schatten van de waarde van onroerende goederen in het kader van zijn opdracht;
De Provinciale Kamer van Notarissen die betrokken is bij uw dossier en/of de Nationale Kamer van Notarissen, bijvoorbeeld in het kader van hun taken op het gebied van boekhoudkundige controle of de preventie en bestrijding van witwaspraktijken;
Andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn, bijvoorbeeld bij de verkoop van een onroerend goed;
Het Rijksarchief, voor het bewaren van dossiers, minuten en testamenten;
Banken die bij uw dossier betrokken zijn;
De expert-boekhouder of fiscalist die de boekhouding van het notariskantoor verzorgt;
Verwerkers die instaan voor het beheer en de continuïteit van het notariskantoor, zoals softwareleveranciers die toepassingen aanbieden voor het opstellen van akten;
De Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI), bijvoorbeeld in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken;
De gerechtelijke autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken;
Autoriteiten die betrokken zijn bij nationale en internationale samenwerking in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken.

7. Wie zijn de verwerkers van persoonsgegevens van het notariskantoor?

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan dat ten behoeve van het notariskantoor persoonsgegevens verwerkt.

Het notariskantoor doet onder meer een beroep op de volgende categorieën van verwerkers:

Hardwareleveranciers;
Softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor het beheer van dossiers en de boekhoudkundige administratie;
Back-upleveranciers;
Leveranciers van bewakingscamera's.

8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: "EER").

Indien uw persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan landen buiten de EER waarvoor de Europese Commissie geen passend beschermingsniveau heeft vastgesteld, zal het notariskantoor passende waarborgen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of bindende bedrijfsvoorschriften.

9. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Overeenkomstig het beginsel van opslagbeperking worden persoonsgegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, rekening houdend met de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen en de verjaringstermijnen van zakelijke en persoonlijke vorderingen.

De onderstaande bewaartermijnen stemmen overeen met de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het verwerkingsregister van het notariskantoor.

De bewaartermijnen variëren naargelang de aard van de documenten:

Fiches van burgers: deze worden bewaard zolang de burger er niet voor heeft gekozen van notaris te veranderen en blijven maximaal gedurende de volledige levensduur van de burger bewaard om adviesverlening mogelijk te maken (overeenkomstig artikel 9 van de Wet op het Notarisambt);
Dossiers: deze worden gedurende 30 jaar na afsluiting bewaard voor bewijsvoering (conform artikel 3.27 van het Burgerlijk Wetboek);
Minuten: deze worden gedurende 75 jaar na het verlijden van de akte bewaard en vervolgens overgebracht naar het Rijksarchief (conform artikel 62 van de Wet op het Notarisambt);
Boekhoudkundige documenten: deze worden gedurende 10 jaar na afsluiting van het boekjaar bewaard (conform artikel 33 van de Wet op het Notarisambt);
Rekeninguittreksels: deze worden gedurende 10 jaar na het einde van het betreffende boekjaar bewaard (conform artikel 33 van de Wet op het Notarisambt);
Persoonsgegevens in het kader van de AML-wetgeving: deze worden, evenals de verkregen screeningresultaten, bewaard overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. De in het verwerkingsregister vermelde bewaartermijn bedraagt 10 jaar (conform de artikelen 60 en 62, § 1, van de AML-wet);
Camerabeelden: deze worden gedurende maximaal één maand bewaard, behoudens wettelijke uitzonderingen (conform de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera's);
Persoonsgegevens die worden verwerkt voor het beheer van de website: deze worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het beoogde doel te bereiken;
Persoonsgegevens die worden verwerkt met behulp van artificiële intelligentie (AI-software): deze worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden waarvoor het gebruik van deze technologieën noodzakelijk en rechtmatig is, met inachtneming van de toepasselijke bewaartermijnen en beveiligingsverplichtingen.

10. Hoe worden de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?

Het notariskantoor treft passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de risico's van de verwerking.

Hierbij worden de veiligheidsmaatregelen toegepast die zijn vastgelegd in de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021.

Deze maatregelen zijn bedoeld om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang tot of de ongeoorloofde bekendmaking van persoonsgegevens, evenals elke andere ongeoorloofde verwerking ervan, te voorkomen.

Het notariskantoor zorgt er onder meer voor dat:

De toegang tot lokalen waarin gegevensdragers worden bewaard, uitsluitend is voorbehouden aan bevoegde personen;
De serveromgeving op passende wijze is beveiligd;
Persoonsgegevens op een veilige manier worden bewaard en vernietigd;
Medewerkers en verwerkers uitsluitend op beveiligde wijze toegang krijgen tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken;
Een procedure voor het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens beschikbaar is voor de medewerkers van het notariskantoor;
Een beleid inzake de rechten van betrokkenen beschikbaar is voor de medewerkers van het notariskantoor;
Een informatiebeveiligingsbeleid beschikbaar is voor de medewerkers van het notariskantoor;
Een AVG-sensibilisatiebeleid beschikbaar is voor de medewerkers van het notariskantoor;
Medewerkers worden gesensibiliseerd over de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder bij de verwerking van gegevens in het kader van de antiwitwaswetgeving en het gebruik van de AML Screening Tool;
Technische beveiligingsmaatregelen worden toegepast, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige veiligheidsupdates.

Deze maatregelen worden regelmatig gecontroleerd en geëvalueerd door de hierboven vermelde functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

Het notariskantoor heeft met de verwerkers waarmee het samenwerkt verwerkersovereenkomsten gesloten, conform artikel 28 van de AVG en artikel 2 van de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021.

11. Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG beschikt u als betrokkene over verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor, voor zover de uitoefening van deze rechten niet in strijd is met de wettelijke verplichtingen waaraan het notariskantoor is onderworpen.

Onder bepaalde voorwaarden beschikt u over de volgende rechten:

Recht op informatie: u hebt het recht om geïnformeerd te worden over welke persoonsgegevens het notariskantoor verwerkt, voor welke doeleinden deze worden verwerkt en hoelang deze worden bewaard;
Recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die het notariskantoor over u verwerkt en om hiervan een kopie te verkrijgen, behoudens de toepasselijke wettelijke beperkingen;
Recht op rectificatie: u hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen;
Recht op gegevenswissing: u hebt het recht om onder bepaalde voorwaarden de verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken;
Recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht om onder bepaalde voorwaarden de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid ervan betwist;
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u hebt het recht om, wanneer de wettelijke voorwaarden hiervoor vervuld zijn, uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze aan een derde over te dragen;
Recht van bezwaar: u hebt het recht om onder bepaalde voorwaarden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor.

Beperkingen van de rechten in het kader van de antiwitwaswetgeving

De uitoefening van de hierboven vermelde rechten kan worden beperkt wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van het notariskantoor, in het bijzonder in het kader van de preventie en bestrijding van witwassen van geld en financiering van terrorisme.

Overeenkomstig de toepasselijke antiwitwasregelgeving heeft de betrokkene geen recht op inzage in de resultaten van de screenings die worden uitgevoerd met behulp van de AML Screening Tool van de Nationale Kamer van Notarissen. Deze screeningresultaten kunnen evenmin aan de betrokkene worden meegedeeld.

Deze beperking doet geen afbreuk aan de overige rechten die de betrokkene op grond van de AVG kan uitoefenen, voor zover de toepasselijke wetgeving zich daar niet tegen verzet.

Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten rechtstreeks uitoefenen bij het notariskantoor:

Notariskantoor Geerinckx, Callewaert & Gillemon

T. de Beckerstraat 42

3200 Aarschot

E-mail: info@notarisgeerinckx.be

U kunt eveneens contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming:

Privanot vzw

Bergstraat 30

1000 Brussel

E-mail: info@privanot.be

Indien u van mening bent dat uw rechten niet worden nageleefd overeenkomstig de AVG, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35